ケアマネの業務を劇的に時短！事業所との連携を効率化する方法

Xでこんなニュースが流れてきました(‘Д’)

『ケアマネの８割が今もFAXを使用している…』

あるあるですねぇ…(-.-)
もうちょっとfaxが減ればなぁって思っている方も多いのでは…。

新人時代、faxや電話で連携をとっていました。
　ただ、今となっては…FAXは、私にとって最も使用頻度の低い連絡手段です。

　ケアマネにとって、他事業者さんとの連携作業（いわゆる報告、連絡、相談）は、数ある業務の中で、大きな割合を占める作業の一つです。

新人時代、利用者人数３０人が限界で、あまりの煩雑な業務の多さに押しつぶされそうになりました。『これではもたない…』と思い、特に時間がかかっている作業方法の見直しを図り、試行錯誤を重ねました。

　その内、多くの時間を作り出せたのが、事業者との連携作業です。

　他の業務改善も行い、今は、利用者人数６０人まで受け持つことができました。浮いた時間もでき、その分、利用者・家族さんに、もっと時間を割けるようになったり、自己研鑽の時間を確保できるようになりました。

　多大な時間と労力を使う連携作業の見直しは、やる価値がありました。

　ケアマネになってわかりましたが、他職種に比べ、煩雑な業務が多すぎますよね。
　日々の業務に追われ、疲弊している方、気持ちに余裕がない方など、なんとか時間を作りたいケアマネさんにお届けできたらと思います。

業務改善をして、改めて実感しました。
　固定電話でのやり取り、ここにいっぱい無駄が詰まってます。

不在着信・折り返しの無駄

　外出が多いケアマネ、訪問系や通所系の事業者さんも外出されてることが多い。
　お互いにとって、不在の時間が多いにも関わらず、固定電話にかける事が当たり前になっています( ;∀;)

　かけても不在⇨折り返しもらってもでれない⇨またかけ直す…という負のループ。仕事終わんないじゃーん( ﾟДﾟ)
　いわゆる不在着信のキャッチボール…お互いの折り返し電話の応酬が始まります(-.-;)

　心あたりがある方も多いのではないでしょうか…？

　ただ一つの連絡をしたいだけなのに、なかなか一つの仕事（タスク）を終わらせることができません。
　業務が余計に溜まっていき、業務をポカしてしまったり、心に余裕がなくなっていきます。

　このやりとり、あまりにも時間と労力がもったいないと思いませんか？

FAXの無駄

　FAX送信作業を紐解いてみると…
【書類をつくる】
【fax機器まで移動する≒事務所でしかできない】
【faxで送信手続きする】
【送った書類をカルテに挟む】
と、たかだかイチ、情報を送るだけなのに、こんなにも作業しなければいけません。
　そして、これを頻回にしなければなりません( ﾟДﾟ)

　どうでしょうか…？　

　固定電話やFAXに目を向けても、これだけ無駄が発生しまってます。

　連携方法の質を確保しつつ、時間をつくるには、どんな方法がベストか…？

電話やFAX、ショートメッセージ（SMS）、コミュニケーションアプリなど、たくさん事業者さんとの連絡手段があります。

　色々試した結果、私がよく使う連絡手段は、ショートメッセージ＞携帯電話・アプリ＞fax・固定電話といった具合です。

　ショートメッセージ4割・携帯電話3割・アプリ2割・FAXや固定電話1割のイメージです。

もちろん連携の内容、中身によって、使い分けは必要です。後々、見ていきましょう。

　なぜ、ショートメッセージがいいのか。

・お互いの好きなタイミングで確認、連絡できる。
・どこでもできる。
・やりとりが残る。

　固定電話然り、携帯電話然り、お互いがフリーの時じゃないと対応できません。
　お互い走り回っていることが多いのにそもそも厳しい…（苦笑）

　またfaxも事務所でさきほどの工程を踏まなければいけません。

　打って変わり、ショートメッセージは、どこでも好きなタイミングで連絡できます。
　相手方も、好きなタイミングで確認ができ、お返事をつくることができます。

　メールやLINEも試しましたが、それぞれ事業者さんがアカウントをもっていなかったりするので、ダメでした。
　
　また本当はMCSといったコミュニケーションアプリも積極的に使いたいところですが、デイや訪問介護などは介護系サービスでは、まだまだ敷居が高く、導入の依頼を求めましたが、断られた事も多いのが、実状です。
　ただ使えなくはないので、アプリの使用感についても、後程ご説明していきます。

　結果、手軽に連絡できるショートメッセージが、効率が良く使い勝手良いという判断になりました。　

　昨今、携帯電話はだいたいの事業者さんが持っているので、手軽に連携できます。

続きはnoteでご紹介

ケアマネの業務を劇的に時短！事業所との連携を効率化する方法

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テツト

リハケアマネ

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元PTケアマネ
認定PTとして訪問リハ、重症心身デイに従事。またトライアスロン事業やeスポーツ事業、立ち上げ及び運営。
現在はPTからケアマネに転職し、地域のために活動。
『ケアマネへの営業術』や『リハビリ職のケアマネ転職ガイド』『ケアマネ時短術』など３つのテーマを展開。
自分が今まで困った事や悩んでいた事への解決策が、同じ悩みを持つ方々に届けばと思い、ブログを立ち上げる。