ITが苦手でもできる！ケアマネ業務の効率化・時短術（仕事術）10選【利用者対応編】

初めてケアマネになった時、こんなにもすることがあるのかと、驚愕しました。

　はじめは業務に慣れなくて、残業の毎日。奥さんに怒られることもしばしば…。

　このままではもたない…と思い、時間がかかってる業務内容を全て洗い出し、無駄を削るため、トライ&エラーを繰り返しました。

　現在60人ほど担当しておりますが、業務を見直した今となっては、退院や新規がよほど重ならない限り、残業はありません。

　ケアマネのメリットは、タイムマネジメント次第で、時間を自由にコントロールすることができ、フレキシブルに活動できるということ。

他の福祉・医療職にはない強みです！

これは良くも悪くもケアマネ特権。

　報酬がいわゆるサブスクなので、例えば、要介護の人であれば、業務に1時間かかっても月額1万円強、10時間かかっても月額1万円強ですね。

　であれば！無駄な業務を少なく、そして楽をしたい！

　そして創った時間を利用者、家族さんの支援へ重点的に使ったり、自己研鑽に使うなど、もっと自由に、有意義に使いたいものです！

　自分のマネジメント次第で、自由に時間を生み出せるのが、ケアマネジャー最大の強み。

　私自身、色々と試していく中で、業務改善によって時間を生み出すことにハマってしまいました。笑

　今でも何か工夫するところがないか、アンテナを張り、試行錯誤しています。

　昨今、ITを活用しケアマネ業務効率化の流れがあります。憧れはあるのですが、いろんな事情でなかなか導入や活用が難しかったりします…。

　『業務効率化を図って時間を創りたい！』
　でもITの導入や活用が難しい…と思われている方も多いのでは…？と思い、今回の記事を書こうと思いました。

　今回は、ITを使わずに、時間をどうやって生み出していくのか、ご紹介したいと思います！

　もちろんITを活用しつつ、この時短術を使ってもらえれば、なお時間捻出UPになります！

時間を創りたいお気持ちがある方であれば、誰でもできます！

無駄を削り、一緒に時間を作りましょう！

ぜひご一読いただき、少しづつ実践していただきたく思います。

『時間は一つ一つ業務改善の積み重ねによって生み出される』

　ご存知のようにケアマネ業務は多岐に渡ります。ほんと…多すぎるんですよね…。

　ぶっちゃけ、一つ何かを変えたからといって、すぐに時間ができるわけではありません。

利用者、家族との連絡
市役所への提出書類
事業者との連携
モニタリング…etc

あげればキリがないですが…

それぞれの業務に対し、時間ができるよう少しづつやり方を変えていく。

　下記の図をみてみましょう。

　イメージとして『利用者への連絡』『事業者への連絡』など、それぞれ５種類の業務には６０分かかり、トータルの業務には３００分かかったとします。
　それぞれ業務改善することによって、10分削減する事に成功し、50分で行えるようになりました。
　結果的に250分ですべての業務が行えるようになり、５０分削減（生み出す）ことに成功しました。

ケアマネの時間の作り方は、それぞれの業務に対し、少しづつやり方を変えることによって、結果的にまとまった時間ができるようになる。

　ケアマネは、ルーティン業務ばかりですので、一度、やり方を変えてしまえば、従来のやり方に比べ、ケアマネを続けている限り、時間を作り出し続けることができます。

それがケアマネの時間を作るための業務改善であり、ケアマネ時短術です。

時短術①

『要支援対応→電話モニタリングとアポは一緒に行う』

　要支援の方は、基本的には３か月に１回の訪問、それ以外は月に１回のコール対応。

　時短術として、電話モニタリングとアポは一緒に行いましょう。

　どういうことかというと…
　例えば、9月に電話モニタリング、10月に訪問モニタリングが必要な要支援者がいるとしましょう。
　そういった場合、９月最終週に電話モニタリングを行い、その時に１０月第１週目に訪問アポをとります。

　『９月：電話モニタリング、１０月：電話での訪問アポ→訪問』だと利用者が電話にでないことを含めると、何度も電話をしなくてはいけず、無駄が発生します。

　なぜ最終週に電話し、翌月の第１週目訪問が望ましいのか…

『９月下旬→電話モニタリング、１０月の中旬、下旬の訪問アポを取る』パターン
　電話をして翌月のアポを取る時、電話日から訪問日まで日にちが空きすぎると、訪問日を忘れ去られます。

『９月上旬、中旬→電話モニタリング、１０月初旬の訪問アポを取る』パターン
　電話モニタリングを初旬や中旬など早くに電話し、その際、翌月アポをとろうとすると『翌月にはいったら、また電話ちょうだい』なんて言われ、嫌がられることもしばしばあります。

　なので、訪問モニタリング月の前月最終週に電話し、『来週でどこかでご訪問したいのですが…』とお伝えすると、比較的みなさんすっと受けいれてくださいますし、忘れられることもあまりありません。
　電話も一回ですみますよね。

　色んなパターンを試しましたが、この方法が1番無駄がなく、物事をスムーズに進めれます。
　相手が高齢者なので、連絡ツールがどうしても電話が主となってしまいます。
　メールやチャットアプリと違い、電話ってものすごい無駄ですよね。
　たかたが十数秒のコールも積み重なれば大きな時間のロスになりますし、電話が繋がらなかった場合なんて、その作業時間がすべてパーになってしまいます。
　極力、電話回数を減らす環境や工夫をしていきましょう！

以下の内容はnoteにてご紹介

ITが苦手でもできる！ケアマネ業務の効率化・時短術（仕事術）10選【利用者対応編】

テツト

リハケアマネ

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元PTケアマネ
認定PTとして訪問リハ、重症心身デイに従事。またトライアスロン事業やeスポーツ事業、立ち上げ及び運営。
現在はPTからケアマネに転職し、地域のために活動。
『ケアマネへの営業術』や『リハビリ職のケアマネ転職ガイド』『ケアマネ時短術』など３つのテーマを展開。
自分が今まで困った事や悩んでいた事への解決策が、同じ悩みを持つ方々に届けばと思い、ブログを立ち上げる。